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Actualités

 

Les archives et les élections

A l’issue des élections, les collectivités et établissements ont l’obligation de transmettre au Directeur des Archives départementales du Tarn le procès-verbal de récolement de leurs archives. Le récolement est une obligation réglementaire découlant des responsabilités légales du Maire / du Président. Il se présente sous la forme d’un procès-verbal de décharge (pour le Maire / Président sortant) et de prise en charge (pour le Maire / Président entrant).

 

Le Service d’aide à l’archivage du Centre de gestion a collecté les réponses aux questions que vous pouvez vous poser pour la réalisation de ces travaux.

Pourquoi un procès-verbal de récolement ?
- Parce que les Archives départementales exerce, sous l’autorité du préfet, son pouvoir de contrôle scientifique et technique sur les archives des communes (art. R 121-50 du Code du patrimoine).
- Parce que le Maire / le Président est pénalement responsable des archives de sa collectivité (art. 432-15 à 432-17 du Code pénal).
- Parce que c’est l’occasion de faire un état des lieux du fonds d’archives.

A qui l’adresser ?
- Le 1er exemplaire est remis au sortant.
- Le 2e exemplaire est conservé dans les archives de la mairie.
- Le 3e exemplaire est envoyé au Directeur des archives départementales.

Les archives de votre commune ne sont pas classées, comment faire ce récolement ?
Ne traitez pas vos archives dans l’urgence. Localisez les registres, boites et dossiers d’archives. Recensez les grandes séries de documents, indiquez les dates extrêmes de chaque série en précisant les lacunes. Pour les principales collections de registres, il est important de dresser une liste détaillée ; le récolement précédent et le dernier procès-verbal d’inspection envoyé par le Directeur des Archives départementales fourniront une base de travail utile

Les archives de votre commune sont classées et inventoriées, pourquoi refaire le récolement ?
L’inventaire mentionne les documents présents à la date du classement. Lors du récolement, il faut vérifier la présence effective de tous les articles (registres, boites, dossiers…) figurant dans l’inventaire. La présence d’un inventaire facilite beaucoup l’opération de récolement.

Qui peut répondre à vos questions sur le récolement des archives ?
- Les archives départementales et la Préfecture (consultez les Préconisations relatives au récolement du service interministériel des Archives de France)
- Le service d’aide à l’archivage du Centre de gestion du Tarn

 

Le service d’aide à l’archivage du Centre de gestion du Tarn peut vous proposer une prestation d’aide à la réalisation du récolement. Pour cela vous pouvez prendre contact avec Oumar KANDE, archiviste du CDG.